Rentmore blog

Bij veel CRM pakketten kun je tegenwoordig een koppeling maken vanuit je website. Het voordeel is dat je prospects of klanten de gegevens zelf rechtstreeks in je CRM pakket laden, zodat je vervolgens heel gemakkelijk je aanvraag kunt afhandelen. 

Dit artikel gaat in op de mogelijkheden die je aan de website kant hebt om de aanvragen richting je CRM pakket te optimaliseren. Hoe kun je er voor zorgen dat je doelgroep je website vindt? En hoe kun je er vervolgens voor zorgen dat een zo groot mogelijk percentage van die bezoekers het contactformulier van je website invult?

Dit laatste onderdeel wordt de conversie genoemd. Hoeveel procent van je bezoekers in een bepaalde periode (bijvoorbeeld een maand) vult je contactformulier in. Ontvang je op elke 100 website bezoekers 1 contactformulier aanvraag binnen, dan is je conversie 1 procent. 

Daar er veel tijd en geld gestoken wordt in het verkrijgen van bezoekers loont het de moeite om ook serieus te kijken hoe je je conversie kunt verhogen.

Bij deze tips ga ik uit van een site waar producten of diensten worden verkocht of verhuurd en waar de doelstelling is om via het contactformulier met potentiele klanten in contact te komen.

Goede content
Zorg dat je website voldoende goede inhoudelijke teksten (content) bevat, die afgestemd zijn op je doelgroep. Zorg dat je je doelgroep goed in kaart hebt gebracht. Hoe nauwkeuriger en gerichter, hoe beter. Schrijf eigen teksten. Kopieer deze niet van andere sites. Schrijf daadwerkelijk over de mogelijke problemen en de oplossingen die relevant zijn voor jouw product of dienst. 

Start een weblog
Dit punt sluit goed aan op het eerste punt. Door regelmatig een weblog artikel te schrijven, dwing je jezelf om teksten te schrijven die afgestemd zijn op je doelgroep. Daardoor gebruik je ineens veel meer relevante onderwerpen (en dus woorden), dan dat je gebruikt op je productpagina's. Die onderwerpen en bijbehorende keywords zijn belangrijke keywords voor Google. Hierdoor zul je merken dat je veel beter in de organische zoekresultaten gevonden wordt. Dat levert je meer bezoekers op.

Bepaal doelstellingen
Wanneer je de juiste doelgroep op je website hebt, is het van belang om je doelstellingen te bepalen. Wat wil je uiteindelijk bereiken? Het feit dat we het in dit artikel al hebben over het vergroten van het aantal aanvragen van je website is op zich al een doelstelling. We kunnen het nog wat verder trekken en bepalen wat voor type aanvragen we het liefst willen ontvangen. Kies bijvoorbeeld voor meer kwalitatieve prospect aanvragen voor een bepaald product of dienst waar je het meeste marge op maakt of voorraad van hebt. 

Vervolgens is het zaak om je strategie en uitvoering te bepalen. Dat wordt een optelsom van een aantal details. Zie hieronder

Wees consistent met je boodschap
Zorg er voor dat je boodschap helder, kort en bondig is, maar vooral consistent. Dit gaat nog wel eens mis. Wat wil je overbrengen. Maak voor jezelf een duidelijke keuze en beperkt je zelf. Het is erg verleidelijk om ook nog even een andere boodschap (waar zijn we nog meer goed in) te communiceren, maar dat leidt af. Nadat je die keuze gemaakt hebt is het zaak om die boodschap op al je pagina's consistent door te voeren.

Optimaliseer je usability en gebruikersvriendelijkheid
Dit is een vakgebied op zich. Hoe kun je er voor zorgen dat websites en contactformulieren zo duidelijk zijn dat niemand vragen hoeft te stellen over de werking of over wat je kunt verwachten. Technisch gezien dient je site up-to-date te zijn, zodat je site het op alle browsers inclusief mobiele apparaten goed doet.

Denk na over kleurgebruik, lettertypen en groottes. Specifiek voor een contactformulier geldt dat je zo min mogelijk velden moet vragen. Laat je prospect dus niet velden als geboorte datum, KvK nummer en btw nummer invullen. Simpel gezegd geldt: Hoe minder je vraagt, hoe meer aanvragen je binnenkrijgt. 

Wees ook zuinig met verplichte velden. Laat prospect bijvoorbeeld bepalen of hij liever per email of per telefoon benadert wil worden. Technisch kun je het zo maken dat je valideert dat in ieder geval 1 van beide velden is ingevuld. Ook kun je valideren op correcte invoer van een telefoonnr (10 cijfers) of een email adres, zodat type foutjes afgevangen worden. Eventueel dus alleen valideren wanneer deze velden ingevoerd worden.

De nadruk ligt hier niet op een fantastische verrijking van zoveel mogelijk database gegevens, maar op het ontvangen van contact informatie van een prospect zodat je sales activiteiten kunt ontplooien.

Let ook op je call-to-action button(s). Dit is je verzendknop en kan teksten bevatten als 'verzend', 'verstuur aanvraag' of 'stuur mij uw tarieven'. De tekst die je hier gebruikt is van invloed op je conversie. Is de tekst bijvoorbeeld passief of actief.

Daarnaast kun je kijken naar de button zelf. Is de button groot genoeg, zodat deze opvalt? Is de kleur duidelijk? Zo geeft rood veelal een verkeerde accosiatie, en wordt groen als positief gezien. Uit onderzoek blijkt dat gemiddeld gezien oranje de best converterende kleur is.

Een ander punt om op te letten is of je vooraf voldoende duidelijk maakt wat iemand kan verwachten als je formulier invult. Neem alle mogelijke twijfel weg. 

Als je je hier verder in wilt verdiepen, raad ik je aan om het boek Don't make me think te lezen. 

Zorg voor vertrouwen en verleid je bezoeker tot actie
Je kunt zelf niet naast iemand staan als deze op z'n PC bezig is op je website. Zorg dus voor dat stukje vertrouwen in online vorm. De site moet het doen, en niemand anders. Wat helpt  is om helder te communiceren wie je bent, waar je gevestigd bent en hoe je bereikbaar bent (telefoonnummer). Een foto van je pand en medewerkers kan ook helpen. Heb je nog niet zo'n gevestigde naam, dan kun je wellicht meeliften met partners van je. Plaats logo's van vertrouwde bedrijven op je website. Dat kan al met je hosting provider, iDEAL, TNT post verzending of keurmerk van een branche organisatie.

Is je bezoeker voldoende vertrouwd met je, dan is de volgende stap om deze te verleiden tot actie over te gaan. 

Geef iets weg
Om je klant te verleiden kun je er voor zorgen dat je hem iets geeft. Denk hierbij aan een e-book, whitepaper of prijslijst. Een manier om contact gegevens van prospects te verkrijgen is om je tarieven niet op je website te plaatsen en duidelijke buttons te plaatsen dat deze online aangevraagd kunnen worden.

Je verwijst deze buttons dan naar je contactformulier. Om het gemakkelijk te maken is de radio button met de tekst "Stuur mij uw tarieven", al aangevinkt. Je prospect hoeft alleen z'n contact gegevens in te vullen.

Opvolging
Je prospect heeft het formulier ingevuld en op je call-to-action knop gedrukt. Communiceer duidelijk op je bedank pagina wat je prospect kan verwachten. Bijvoorbeeld: "U ontvangt binnen 24 uur een reactie."

Wanneer je contactformulier binnen hebt gekregen is het van belang dat je het liefst zo snel mogelijk reageert. Smeed het ijzer als het heet is. Heeft je prospect z'n telefoonnummer ingevuld, dan bel je deze eerst op om te vragen waar z'n behoefte ligt. Door goed door te vragen en goed te luisteren (!), kun je je aanbieding nog beter op z'n behoefte afstemmen. Deze informatie komt natuurlijk in je CRM pakket.

Met een goed CRM pakket kun je deze aanvraag vervolgens gemakkelijk afhandelen. In dit geval zou je een tarieven mailtemplate (met tarieven PDF als attachment) en geoptimaliseerde verkoop tekst voor deze prospect in kunnen laden, die je vervolgens persoonlijk maakt door de specifieke behoefte die je in je telefoongesprek achterhaald hebt te gebruiken. Die mail verstuur je via je CRM pakket en wordt vastgelegd bij deze prospect. Vervolgens kun je zien wanneer je prospect de door jou verstuurde mail gezien heeft.

meten, evalueren en aanpassen
Daarmee is de cirkel rond. Je hebt tenslotte een aanvraag, en daar ging het in dit artikel om. Ik wil de cirkel alleen nog iets ronder maken. Dit gehele proces wil je namelijk blijvend optimaliseren. Hiervoor dien je te meten. Je meet bijvoorbeeld diverse (softe) conversies. Dat kan gaan om het percentage bezoekers die vanuit de homepage doorklikken naar je productpagina. Kan dat percentage omhoog. In een evaluatie sessie evalueer je je meetgegevens en bepaal je mogelijke optimalisaties.

Deze optimalisatie voer je door (aanpassen). Een dergelijke optimalisatie kun je d.m.v. een A-B test doorvoeren, zodat je je bepaalde optimalisatie met je huidige website bezoekers kunt vergelijken met de originele situatie. Vervolgens ga je deze gegevens weer meten. Deze vorm van optimaliseren kun je als een cirkel door blijven voeren en levert soms verrassende resultaten op! De moeite om te doen.